L'inventaire, personne n'aime le faire. Pourtant, un stock juste, c'est un site internet qui n'affiche pas de plantes épuisées, des commandes préparées sans mauvaise surprise et une comptabilité correcte. Voici une méthode pour le rendre plus rapide et plus fiable.

Quand faire l'inventaire ?

  • À la clôture de l'exercice comptable : le stock doit être valorisé dans vos comptes. C'est l'inventaire incontournable.
  • Avant chaque grande saison de vente : fin d'hiver pour le printemps, fin d'été pour l'automne. C'est le moment de mettre en ligne des disponibilités justes.
  • En continu, par section : compter une partie de la pépinière chaque semaine évite le « grand inventaire » qui bloque tout le monde pendant plusieurs jours.

Préparer le terrain

  1. Découpez la pépinière en sections clairement identifiées (serre 1 – tablette 3, planche B…) avec un panneau ou une étiquette sur chaque emplacement.
  2. Regroupez les produits : un même produit dispersé sur cinq emplacements, c'est cinq occasions d'erreur.
  3. Figez les mouvements pendant le comptage d'une section : pas de préparation de commande au même endroit en même temps.
  4. Imprimez ou préparez la liste attendue par section : on compte plus vite quand on sait quoi chercher.

Compter efficacement

  • En binôme : l'un compte, l'autre saisit. C'est plus rapide et on se trompe moins.
  • Par rangées pour les grandes planches : comptez une rangée type, multipliez par le nombre de rangées, puis vérifiez les rangées incomplètes.
  • Par qualité : séparez ce qui est vendable, ce qui est en second choix et ce qui est perdu. Un plant qui n'est pas vendable cette saison ne doit pas apparaître en stock disponible.
  • Directement sur tablette ou téléphone : pas de double saisie, pas de feuille illisible ou détrempée.

Analyser les écarts

Un inventaire n'est pas qu'un comptage : c'est l'occasion de comprendre où partent les plantes. Pour chaque écart important, cherchez la cause :

  • pertes de culture (gel, maladies, ravageurs, arrosage) ;
  • ventes non enregistrées (marché, vente au comptoir oubliée) ;
  • plants déplacés sans mise à jour ;
  • erreurs de saisie lors de la mise en culture ou du rempotage.

Notez vos taux de perte par espèce et par saison. D'une année sur l'autre, ils vous aideront à planifier votre production et à calculer vos prix de revient.

Quels outils ?

Le carnet et le tableur fonctionnent pour une petite gamme. Dès que la pépinière grandit, ils montrent leurs limites : listes à ressaisir, versions multiples, aucun lien avec les ventes. Un logiciel de gestion met le stock à jour à chaque vente et vous permet de compter sur le terrain, section par section.

Un planning d'inventaire type

Pour une pépinière de taille moyenne, l'inventaire tournant peut s'organiser ainsi :

  • Chaque semaine : une ou deux sections comptées, en commençant par les produits qui se vendent le plus.
  • Avant chaque saison : un passage rapide sur toute la gamme en vente, pour ajuster le stock disponible en ligne.
  • À la clôture : un inventaire complet, plus rapide si les comptages tournants sont à jour.

Valoriser le stock pour la comptabilité

À la clôture, le stock doit être valorisé dans vos comptes : il ne suffit pas de compter les plantes, il faut leur donner une valeur. Les méthodes dépendent de votre régime et de votre activité (production ou achat-revente) : votre expert-comptable vous indiquera laquelle appliquer.

Dans tous les cas, des comptages par produit et par stade de culture facilitent le travail. Connaître vos coûts de production est aussi un vrai atout pour une valorisation juste.

À retenir

  • L'inventaire de clôture est obligatoire ; les autres rendent le stock fiable.
  • Des emplacements bien identifiés font gagner plus de temps que tout le reste.
  • On compte en binôme, par section, en séparant vendable, second choix et pertes.
  • Chaque écart important mérite une explication.
  • Les taux de perte notés servent à planifier et à calculer les prix.

Questions fréquentes

Combien de temps prend un inventaire ?

Tout dépend de la taille de la gamme et de l'organisation. Avec des emplacements bien identifiés, des comptages en binôme et une saisie directe, le temps est souvent divisé par deux par rapport à un inventaire sur papier.

Faut-il compter les plants en cours de culture ?

Oui, mais séparément du stock vendable. Les plants en culture ont une valeur et des pertes propres ; les mélanger au stock disponible fausse les ventes en ligne.

Que faire des plants de second choix ?

Séparez-les du stock principal : promotion, lot à prix réduit, rempotage pour une vente ultérieure ou compost. L'essentiel est qu'ils n'apparaissent pas comme des plants de premier choix en ligne.

Avec mycorhize

Avec la pépinière digitale de mycorhize, vos espaces de production sont cartographiés et découpés en sections, chacune contenant ses produits et ses cultures. L'inventaire se fait section par section, et le stock est mis à jour à chaque vente, en boutique comme en ligne. Voir la pépinière digitale.